Serap Şahin Durak İle Halkla İlişkiler Üzerine Söyleşi

“Halkla İlişkiler Üzerine Söyleşi” serimizin ilk konuğu olan Pozitif PR Ajans Kurucu Başkanı, TÜHİD (Türkiye Halkla İlişkiler Derneği) Yönetim Kurulu Üyesi Serap Şahin Durak ile eğitim hayatı, kariyeri ve halkla ilişkiler hakkında verimli bir röportaj gerçekleştirdik.

Bizlere kendinizden, eğitim ve kariyer hayatınızdan bahseder misiniz?

Bilinçli bir seçim ile 1993 yılında Marmara Üniversitesi İletişim Fakültesi, Halkla İlişkiler ve Tanıtım bölümüne girdim. Bahsettiğim yılların 90’lar olduğunu ve internetin olmadığını düşünürsek “halkla ilişkiler”in ne olduğunun çok fazla bilinmediği bir dönemden bahsediyoruz ama buna rağmen çok şanslı bir öğrencilik hayatı yaşadım. Alanında uzman, çok değerli isimlerle beraber olma şansı yakaladım. 1. sınıfı bitirirken ders programım müsaitti, bu nedenle okulda öğrendiklerimin sektörde nasıl uygulandığını görmek ve çalışmak için bir arayışa girdim. Pars/McCann Erickson reklam ajansında yarım gün işe, yarım gün okula giderek stajyer olarak çalışmaya başladım. Daha sonra tam gün çalışma teklifinde bulundular, 1 yıl orada çalıştım, o esnada ödevim nedeniyle 1 ay boyunca proje takibi yaptığım bir PR ajansından gelen çalışma teklifi ile 1,5 yıl kadar da orada devam ettim ve üniversiteyi bitirdim. Dolayısıyla üniversite dönemimde 2 tane ajans deneyimin oldu, mezuniyetim sonrasında kurum tarafına geçtim. Yaklaşık 13-14 yıl turizm, eğitim, endüstri ve inşaat sektörlerinde deneyim elde ettim. 2016 yılında oğlumun doğmasıyla birlikte 1 sene onunla kalmak istedim. Ardından iş arayışına geçtiğim sırada “Acaba kendim bir ajans olarak devam etsem daha iyi olur mu?” derken 15 yıl geçti.

 Bu süre zarfında iş temposu nedeniyle tezimi teslim edemediğim yarım kalan işletme yüksek lisansım var ama dersleri aldığım için kendimi yapmış kadar sayıyorum çünkü bana analitik bakış açısını kazandıran bir eğitim oldu. Af sürem dolduğu için İşletme yüksek lisansıma devam edemesem de kendi bölümümden Marmara Üniversitesi’nde Halka İlişkiler yüksek lisansı yaptım. Onun dışında STK’larda aktif çalışmalarım var, 3 yıldır Çağdaş Yaşamı Destekleme Derneği’nde üniversite öğrencilerine mentörlük yapıyorum. Bir öğrenciyle eşleşip 1 yıl boyunca hayatı ve eğitimiyle ilgili koçluk çalışmamız oluyor. BPW İstanbul İş ve Meslek Sahibi Kadınlar Derneği’nin mentorluk projesinde ise Adana’dan bir öğrenciye toplumsal cinsiyet eşitliği ile ilgili mentörlük yapıyorum. Son olarak geçtiğimiz kasım ayı seçimlerinden bu yana da Türkiye Halkla İlişkiler Derneği (TÜHİD)’in Yönetim Kurulu Üyesiyim. Orada da mesleğimizi geliştirmeye yönelik çalışmalar yürütüyoruz.

Halkla ilişkiler ve kurumsal iletişim olarak neler yapıyorsunuz?

 Halkla ilişkiler kelimesiyle günlük yaşamda eşleşen iş ve hizmet içeriği maalesef kurumsal firmalar haricinde daha çok danışma ve karşılama işi gibi algılanıyor. Bu algıyı değiştirmek için stratejik iletişim danışmanlığı, algı yönetimi, itibar yönetimi gibi farklı isimlerle hizmet veriyoruz. Çalıştığımız markalar, kişilerin, kurumun kendi itibari için ne ihtiyacı varsa o alanda hizmet veriyoruz. Kendisini anlatmak için basın yolunu kullanmak istiyorsa basın bülteni hazırlıyoruz, haber olmak istiyorsa haber anlamında destek veriyoruz ama bütün çalışmalara başlamadan önce o marka ya da kurumun ziyaret edenin istediği temel bilgileri bulabileceği iyi bir web sitesi var mı? Hedef kitlesiyle ilgili olan sosyal medya platformlarında yer alıyor mu? Bunlara bakıyoruz. Çünkü biz bir kişiyi/kurumu basın önüne çıkardığımız zaman ya da kendisini haberlerde, radyolarda, internette gördüğünüz zaman önce bunlar kimmiş diye bakıp arıyorsunuz. Dolayısıyla karşınıza çıkan duruşun profesyonel olması lazım. Çünkü danışılan kaynaklar doğru hazırlanmamışsa, televizyonda görüp çok beğendiğiniz bir markanın web sitesi açılmadığında, ürünlere ve hizmete ulaşamadığınızda ne düşünürsünüz?  İşlerine özen göstermiyorlar gibi olumsuz izlenimleriniz olur. O yüzden bunlara 360 derece bakmak gerekli. Her ne olursa olsun hedef kitleyi yakalayabileceğin her kanalı tamamlayan bir hazırlıkla iletişimi bütünlemek lazım. Biz de markala, kurumlar bize geldiklerinde eksik olan yönlerinizi tamamlayalım ya da her şey tamamsa hemen başlayalım buna göre ilerleyelim diyoruz.

Geçmişte ve bugün yapılan halkla ilişkiler çalışmaları arasında ne gibi farklılıklar var?

 Eskiden kamu tarafında başlayan Halka İlişkiler; basın müşaviri, basınla ilişkiler sorumlusu unvanlarıyla anılırken daha çok medya ve basın ilişkileri başlığına sıkışmış durumdaydı. İnternetten öncesinde de iletişimin bütün kanalları farklılaştıkça, kitlelere erişme yollarımız değiştikçe bizim yaptığımız iletişim de değişmeye başladı. Evet, medya ilişkileri her zaman temel alan olarak devam ediyor ama bunun yanında kriz iletişimi, lider iletişimi, paydaş iletişimi, etkinlik iletişimi gibi farklı farklı iş alanlarımız da oluşmaya başladı. Her markanın kendi ihtiyaçları doğrultusunda bu başlıklarda ağırlık verdikleri faaliyetler var. Örneğin bir gıda firmasıysanız sizin için en tepede kriz iletişimi olmalı. Çok büyük üretim yapan fabrikalarla faaliyet gösteren bir kurumsanız o zamanda iç iletişiminiz çok önemli. Çünkü binlerce çalışanınız var, onlar da bir nevi sizin hedef kitleniz ve iyi iletişiminiz olması gereken gruplar. Dolayısıyla internetin başlamasına kadar olan kısımda da bunlar vardı ardından sosyal medya ve dijital kanallar da ortaya çıkmaya başladı. Dijital PR dediğimiz etkileşim odaklı influencer iletişimiyle vs. değişen hizmetler oluştu.

Türkiye’de ve dünyadaki halkla ilişkiler yaklaşımını nasıl değerlendiriyorsunuz?

 Bir önceki soruda belirttiğimiz gibi kurumsallığını tamamen tamamlamış ve bu işe profesyonel bakan, buna yönelik bir ekibi olan markaların haricinde söylüyorum hala Türkiye’deki halkla ilişkilerin karşılığı bugün ajansla konuşup yarın bütün gazetelerde haber olmayı beklemekle sınırlı. Yaptığımız işle ilgili en somut göstergemiz bu maalesef ama bizler hem ajans olarak hem sektör çalışanları olarak bunu biraz değiştirmeye ve az önce belirttiğimiz 360’ın bütün kısımlarını yerine getirmesi gerektiğini, markalara anlatmaya çalışıyoruz. Dolayısıyla iletişimin hangi aşamasındaysalar trene oradan binip yollarına devam ediyorlar. Yurt dışına baktığımızda dünyada halkla ilişkilerin ve iletişimin daha önce başlamasıyla onlar tabii ki bizden birkaç adım daha ilerideler. Sanmıyorum ki ajanslar şirketlere gidip iletişimin önemi şudur ya da PR yapmanın gereği budur diye bir şeyleri anlatmak zorunda olsun. En küçük yapıdaki kurum bile iletişimin önemini bildiği için zaten ya kendi içindeki ekiple işini görüyor ya da dışarıdan ajanslarla çalışarak bunu yapıyor. Bunu biz en çok içinde bulunduğumuz networkte görüyoruz. Merkezi Amerika’da bulunan PRBI dünyada Butik PR Ajansları Networkü olarak geçiyor. Türkiye’yle birlikte 17 ülkede var, tek kriterleri de 25 kişiden az çalışanı bulunan ajans olması ve hizmetini de butik olarak vermesi. Bu değerlendirmeye göre biz de Türkiye’den seçilen bir ajans olarak bu ağa dahil olduk. Onlarla her gün bir araya gelip yazıştığımız bir platform var ve oradaki konuşmalardan bizim uğraştıklarımızın birkaç adım ötesinde dertlerle ilgilendiklerini çok net olarak görüyoruz. Dolayısıyla Türkiye ve yurtdışı olarak kıyasladığımızda en önemli başlık iletişimi bilmek ya da az bilmek. Biz önemi, görece olarak daha az bilinen bir coğrafyadayız.

Bir halkla ilişkiler etkinliğini veya kampanyasını yaparken hangi süreçlere nasıl dikkat ediyorsunuz?

  Öncelikle firmanın ihtiyacı nedir ona bakıyoruz, bu bir kampanya mı etkinlik mi? Neye ihtiyacı var? Ve bu etkinliği yapabilmek için öncesinde az önce bahsettiğim web sitesi, sosyal medya hesapları vs. gibi gerekleri yerine getirmiş mi? Bunlar elimizdeyse kendi hedefimiz ve mesajımız da hedef kitleye kampanya tasarlamak ya da etkinlik yapmaksa öncelikle bu kampanyayı kime yapıyoruz onu belirliyoruz. Örneğin bir gıda firmasıysanız kendi ürünlerinizi tanıtmak istiyorsanız “Hedef kitle kaç yaş grubuna denk geliyor? Hangi iller ve bölgeye denk geliyor? Hangi gelir seviyesinde?  Hangi eğitim seviyesinde? Hangi iş kolunda?” vs. gibi hedef profilinizi etkileyen detaylara bakmanız gerek. Hedef kitlenizi belirledikten sonra sizin markanızla ilgili olumlu düşünmesi için onun işine yarayacak bir fikir bulup o etkinliği yapmak lazım. Herhangi bir AVM’nin ortasına tanıtım standı açmak ve o ürünü tattırmak, bedava dağıtmak bir halkla ilişkiler etkinliği değil. Yaptığınız etkinliğin hedef kitlenizin hayatına dokunması bu dokunuşu da tanıtımını yaptığınız ürün ya da hizmetle bütünleştirilmesi lazım. Bazen markaların çeşitli projelerinde veya kampanyalarında ünlü kullanımı oluyor. Baktığımız zaman orada hiçbir zaman “Bu markanın bu ünlüyle nasıl bir bağ var” ya da “Bu marka bu etkinliği niye yapmış” dememelisiniz. O doğru bağlantıyı kurmamız lazım.

   Kıvanç Tatlıtuğ, Mavi’nin iş birliğinde öyle bir seçim ki Mavi’nin bütün mesajlarını Kıvanç Tatlıtuğ’un sanatçı duruşunda da özel hayatında da her zaman görebiliyoruz, markayla eşleşiyor. Marka ve sözcüsünün eşleşmesi, hedef kitlenin hayatına dokunması, kişinin hayatını kolaylaştırması ya da ürünü ona göre anlatması etkinlik planlamasında önemli bir şey.

İçinde bulunduğumuz dönemde reklam yapmanın zorlukları neler, pandemi ile birlikte bu zorlukların üstesinden nasıl geliyorsunuz?

 Öncelikle bizler iletişim danışmanları olarak doğrudan reklam çalışmaları yapmıyoruz. Bu doğrultuda konuyla ilgili görüşüm şöyle olabilir: Bu dönemde reklam yapmanın en büyük zorluğu işin maddi kısmı, çünkü giderler ve maliyetler mecralar tarafında çok arttığı için o maliyetleri reklam fiyatlarına yansıtmak zorundalar. Bir gazete ya da derginin basılma süresince kâğıt, matbaa, mürekkep gibi giderlerin ekonomik anlamda maliyetlerinin çok artmasıyla en büyük zorluk maddi anlamda oldu. Bütçeniz elverip reklamı çıktığınızda da bu sefer bir rekabet söz konusu oluyor çünkü çok fazla reklam veren var. Onların arasında kaybolmamak için çok daha dikkat çekici ve hedef kitlenizi bir anda yakalayacak mesajlar ve tasarımlarla karşısına çıkmanız lazım, bu da başka bir zorluk. Reklamın çok çabuk tüketiliyor olması da bir dezavantaj artık. Herkes reklam veriyor ama aynı tüketiciye veriyor, dolayısıyla bir tüketici birden fazla mesaja maruz kaldığı için en çok aklında kalanı ya da en çok dikkatini çekeni, o sırada algısının en yoğun olduğu konudaki reklamdaki ürünü tercih ediyor. Bu da markaların aradan sıyrılmasıyla ilgili bir sıkıntısı şu anda.

 Pandemi başladığında ilk etapta hepimiz “ne olacak?” diye bir soru işaretiyleydik bütün sektör olarak. O dönem birçok kez TÜHİD’de üyelerle bir araya gelip toplantılar yaptık ve hepimiz kendi deneyimlerimizi paylaştık. En önemli gözlemimiz, şirketlerin iletişim yapmaya daha çok ihtiyaç duyduğuydu. Dolayısıyla Türkiye’de Halkla İlişkiler sektörünün altın çağıydı diyebiliriz. Çünkü hemen hemen her şirket iletişime başladı, yapan artırdı. Dolayısıyla bizim çalışmalarımız hiç durmadı hatta daha da fazlalaştı. Burada önemli olan nokta insanların eve kapanmasıyla birlikte iletişim araçları değişti. Daha önce outdoor’da bir şeyleri görmeleri veya sadece sosyal medyada görmeleri gibi şeyler varken artık insanlar dijitalden gazete okumaya, televizyonu daha çok izlemeye başladılar. Dolayısıyla bizim yaptığımız iletişim çalışmalarının kanalları değişmiş oldu. Ama onun haricinde şirketler kapalı ortamlar ya da sanal buluşmalarda da olsa iletişime çok büyük önem verdikleri için kendi çalışmalarını durdurmadan çok yoğun bir şekilde devam ettiler. Bu da bize ekstra ve yeni işler demek oldu.

Beş sene önceki halkla ilişkiler pazarlama anlayışı neydi, şu an nasıl ve beş sene sonra bizi neler bekliyor?

 Beş sene önce yazılı basının okunması ve takibi çok daha fazlaydı. Sosyal medya kullanımı, bugüne nazaran daha azdı ve influencerların etkisi bu kadar fazla değildi. Hatta sanal etkinlik kısımları daha farklıydı. Bugüne baktığımızda influencer oranının etkisini, etkileyicilik anlamında daha fazla görüyoruz. Çünkü daha evvel bir köşe yazarına markanızdan veya ürün hizmetinden bahsettirmek çok büyük bir başarıyken, şimdilerde bunun yerini neredeyse tamamen influencerlar almış oldu. Dolayısıyla takipçiler de o kişi önerdiyse o ürünü alıyorlar, önermediyse almıyorlar. Hatta olumsuz bir şey söylediyse o markaya tepki gösteriyorlar. Aslında bütün tepki ve yorum alışkanlıkları da değişmiş oldu.

Beş yıl sonrasına ait de sanıyorum, şu anda yapay zekaya göre karşınıza çıkan reklamların yanında belki teknolojinin daha da ilerleyişi ile biraz daha farklı dijital sürprizler, bizim iletişimle ilgili yönümüzü değiştirecek. Yani her şey daha da dijitalleşecek. Burada samimiyetten biraz uzaklaşacağız galiba. Fakat her döneme göre yapılabilecek de bir iletişim şekli zaten var. Sanıyorum biz de onu bulup yapacağız.

Bu sektörde rekabet duygusunun verimi arttırdığını düşünüyor musunuz?

 Hayır. Hatta kalitemizi, performansımızı düşüren bir şey bu. Çünkü rekabete vereceğimiz emekle aslında o markanız ya da kurumunuz için çok daha değerli işler yapabilirsiniz. Çünkü biz ne kadar çok satarsak o kadar başarılı oluruz diyen bir sektör değiliz. Biz ne kadar daha iyi hizmet verirsek o kadar farklılaşırız. Dolayısıyla hizmet verebilmemiz için de zaten o müşteriyle çalışıyor olmamız lazım. Yani bizim sektörümüzdeki rekabet ancak aynı anda bir müşteriye teklif sürecindeysek oluyor. O rekabette de zaten işinizin kalitesi hizmetinizin kalitesiyle farklılık yaratarak ya da referanslarınızla farklılık yaratarak o ipi göğüslüyorsunuz. Onun dışında eğer bir ajans, bir müşteriyle çalışıyorken diğeri onu ele geçirmekle ilgili bir rekabete girdiyse o gerçekten çok boşa sarf edilen bir enerji ve iki tarafın da kaybedeceği bir çalışma.

-Ben ekip içi rekabeti de kastetmemiştim. Yani kişiler arası çalışanlar arası rekabet.

-O da değil. Çünkü bizim yaptığımız iş tamamen bir bütünleyici ekip işi. Yani yine satıştan örnek vereyim. Yine PR ajansında çalışan ya da bir şirketin kurumsal iletişim departmanında çalışan kişilerin arasındaki rekabet ne olabilir mesela?

-Pozisyon olarak yükselmek olabilir belki.

-Peki onu yapmak için ne yapman gerekir?

-Daha çok çalışmak.

Daha çok çalışmak, olumsuz bir rekabet yaratan bir unsur değil bizim sektörümüzde. Ama bir otomotiv şirketindeyseniz, bir satış ekibinden söz ediyoruz ve satışı daha iyi yaparsanız daha çok yükselirsiniz. Orada kendinizi geliştirmek ve arkadaşlarınızın satış tarzlarını geçmekle ilgili farklı bir şey söz konusu. Hareket noktanız, duruşunuz, farklı bir faaliyetiniz, etkinliğiniz olabilir. Burası daha somut bir şey ama bizim işimizde bir ajansın yapısına bakarsak medya ilişkilerini yürüten bir ekip, müşteri ilişkilerini yöneten bir ekip, çok büyük bir yapıysa, etkinlik yönetimi, dijital iletişim tarafını yapan bir de operasyonlarla ilgili birileri olabilir. Diyelim ki medya ilişkilerinde üç- dört kişi çalışıyor ve bu kişilerin zaten temel görevi baktıkları müşterilerin haberlerini basında çıkarmak. Bu aradaki rekabet, hiçbir zaman senin markanınki çok çıktı benimki az çıktı gibi bir şey ile, kişinin çalışmasıyla ve emeğiyle orantılı değil. O ancak o sıradaki mecranın müsaitliği ile orantılı. Gazeteye göndermiştir haberi, önermiştir. O sırada o gün müsaittir o sayfa ve hemen bir günde haberi girer. Diğer kişi çok daha değerli, çok daha önemli bir haber öneriyordur aynı gazeteye ama onun girmesi için birkaç gün beklemesi gerekiyordur. Yani bu bir başarı kriteri olmuyor. O sayfanın müsaitliğine göre değişiyor. TV’de canlı yayına bağlayıp sorular soracağınız bir müşteriniz var ama o sırada araya bir bakan konuşması ya da bir tören yayını girebiliyor. Dolayısıyla sizin çalışmanız boşa gidiyor. Halbuki işi yapmadınız mı? yaptınız. Haberi ayarladınız, müşteriyle görüştünüz ve her şey hazır. Yani yapmanız gereken bütün işi yapmışsınız. Ama o sırada kanala bakan konuşmasının canlı yayın bağlantısının olacağını hiçbirimiz ne kontrol edebiliriz ne de bilebiliriz. Dolayısıyla bizim işimiz birini geçerek terfi etmek ya da pozisyonu atlamak kısmı değil de daha çok birbirini beraber büyüterek ve o işi gerçekten kim hak ediyorsa onun almasıyla ilgili. Elbette bunu yöneticilerin hiçbiri göz ardı etmiyor. Kim çalışıyor, kim işini takip ediyor, kim verilen soruların hepsine cevap veriyor? Bunların hepsi zaten o terfi için birer kriter.

Ekip içi motivasyonu nasıl sağlıyorsunuz?

Öncelikle herkese eşit yaklaşıp her şeyden herkesi haberdar etmek. Yani kimseyle gizli bir şey konuşmuyoruz. Herkes, her müşteriyle ilgili bilmesi gereken her şeyi biliyor, ki yeri geldiği zaman ekipten biri rahatsızlanır ya da işe dahil  olamayacağı bir durum olursa hemen o kısımda diğer kişinin o sorumluluğu almasıyla ilgili bütün konulardan haberdar olmaları önemli. Kendilerini daha eşit ve daha adil davranılıyor olarak hissedebilmeleri için.

Anne ve babaya sorulan hangi evladınızı daha çok seviyorsunuz gibi bir durum bu, yani çalışanları veya markaları birbirinden ayırmamak aynı zamanda bunu o kişilerin gerçekten hissetmesini sağlamak, önemli olan.

Çalıştığınız kurumda nasıl halkla ilişkiler faaliyetleri yürütüyorsunuz?

 Bir ajansın halkla ilişkiler faaliyeti olmadığı için biz ajans olarak sadece iş geliştirmeye dayalı işler yapabiliriz. Daha fazla aktif olup daha fazla paydaşla görüşerek etkinliklere çok daha fazla katılarak kendi networkümüzü canlı tutmaya gayret ediyoruz. Eğer kurum tarafından bakmamız gerekirse kurumun kendi kapasitesine göre değişecek bir şey bu. Bir kurumun halkla ilişkiler faaliyetleri için öncelikle kendi hedef kitlesine nasıl ulaşabileceğini belirlemesi, bunun için doğru ekibi kurması gerekiyor. Kurum içinde bu ekibi kuramıyorsa dış paydaşlar olarak dijital medya ajansı ile, PR ajansı ile ve reklam ajansı ile çalışmak gibi bir yola gidebilir.

Günümüzde bazı PR ajanslarının içinde tasarım yapılabiliyor ama hiçbir zaman tek başına o işi ajanstan aldığınız gibi olmuyor. Dolayısıyla bizim önerimiz bu iletişim çalışmalarını gerçekleştirirken her alanın uzmanıyla bu işi yapmalarıdır. İçerideki personelin yetkinlikleri doğrultusunda yapılabilecekleri onlarla yapmak, dışarıdan en çok ihtiyaç duyulan ajans hizmeti alınabilir. Bu başlık altında da önemli olan hangi alanda faaliyet gösteriyorlar, hangi hedef kitleye sesleniyorlar? Hedef kitleye göre yapılacak halkla ilişkiler faaliyetleri de değişecektir. Eğer çocuk odaklı bir markaysanız medya ilişkisi yapmanız sadece o çocuğun annesine ve babasına ulaşmakla olur. Daha farklı etkinlikler yapıyorsanız çocukların markanızla ilgili daha olumlu düşünmesini sağlayabilirsiniz. Sadece bunun planlamasını iyi yapıp doğru bir ekiple çalışmak en iyi sonucu verir.

Çalıştığınız firmalarda bir kriz çıktığında bu süreci nasıl yönetiyorsunuz?

 Öncelikle çalıştığımız firmalarla faaliyet alanlarına göre çalışmaya başlamadan önce bir kriz rehberi oluşturuyoruz. Firma hangi alanda faaliyet gösteriyorsa olası kriz konuları olabilir. Örnek vermek gerekirse gıda firmasıysa birinin o ürünü yedikten sonra zehirlenmesi ya da o ürünün markette farklı sergilenip bozulması gibi öngörülebilir kriz konularına ilişkin yönergeleri belirlemek gerekir. Genelde gıda firmalarında bu tarz şeyler belli olur. Bir üretim firmasının iş kazasına yönelik riskleri olduğu için onların önceden belirlenip kriz anından itibaren uyulması gereken kuralların neler olduğunun netleştirilmesi gerekir. Eğer bu firmanın böyle bir kitapçığı yoksa önce onun hazırlanmasını öneriyoruz ve hazırlıyoruz. Bazı krizlerde hiç öngöremediğimiz sizden kaynaklı olmayan ama sizin de içine çekildiğiniz ya da dahil olduğunuz konular olabilir. Bu gibi durumlarda ilk yapılacak olan şey mutlaka önceden kurum sözcüsünün kim olduğunun belirlenmesidir ama bu kişinin kurum sahibi ya da müdürü olmak zorunda değil. Kriz anı olduğunda o kişinin gerekirse basın gerekirse hedef kitle karşısına çıkıp yaşanan durumdan haberdar olunduğunu ve kontrol etmeye çalışıldığını, ilk bilgileri alır almaz hemen açıklamanın yapılacağını bildirmesi gerekir. Hiçbir açıklama ya da bilgiye sahip olmasa hatta sebebini bilmese bile kriz olduğu an hemen bir açıklama yapmak çok önemlidir. Açıklama yapılmayan her saniyede, başkalarının sizin adınıza konuşmasına sebep olursunuz ve o konuşmaları kontrol etmek daha da zorlaşır. Daha sonra elde ettiğiniz bilgilere göre ikinci açıklamayı yapmak gerekir. Eğer hatalı sizseniz hatanızı kabul etmeniz, eğer hatalı değilseniz ve bunun sebebi farklı bir tarafla ilgiliyse onu açıklamanız gerekir. Eğer hatalı olduğunuz halde hatanızı kabul etmezseniz ikinci bir kriz başlatmış olursunuz. Hatalı olduğunuzu ve bununla ilgili nasıl önlemler aldığınızı açıklamanız çok daha iyi olacaktır.

Halkla ilişkiler birimi olarak yönetime ve yönetim kararlarına ne kadar yakınsınız?

Bizler görev alanımız itibariyle, yönetim ekibi ile çok yakın çalışan, kararların birçoğuna da dahil olan bir mesleğe mensubuz.

Kurumsal iletişimcinin ve halkla ilişkiler departmanında çalışan kişinin bu konuyla ilgili yorumunun ve görüşünün alınması bir yöneticinin yapması gereken bir şeydir. Biz yöneticiler adına karar veremeyiz, verdiği kararı sorgulayamayız, yargılayamayız ya da değiştiremeyiz. Yöneticilerin bazen baktıkları taraf yalnızca yönetimle ya da üretimle, finansla ilgili olabiliyor. Daha somut, daha fiziksel bakıyor olabilirler. Biz bu kararın etkileyeceği tarafların gözüyle de bakabileceğimiz için ve o yöneticinin baktığı başlıklardan sıyrılabildiğimiz için onlara önden bu konuyla ilgili yorum ve görüşü vermek zorundayız. Uygulayıp uygulamamak o yöneticiye kalır. Her işe karışmak değil ama her işle ilgili iletişim gözüyle yorumda bulunmak bizim görevimiz.  Eğer yönetim ile aynı fikirde değilsek neden aynı fikirde olmadığımızla ilgili görüş ve kanıtlarımızı sunarız. Bizim yapacağımız işin en önemli hareket noktası, inanmadığımız işi yapmamak. Bu inanma kısmı kişisel bir tercihe kalıyor bazen. Benim inanmadığım duruma başka bir ajans inanabilir. Dolayısıyla bu durum biraz daha sizin kişisel çalışma ahlakınızla ve bakış açınızla paralel. Her yöneticinin mutlaka sahip olması gereken nitelik, iyi bir iletişimci olmasıdır. Bu hem çalışanlar ile iletişimde hem kurum dışı iletişimde önemlidir.

İş/Staj başvurularında nelere dikkat ediyorsunuz?

 Eğitim ve iş tecrübesi bir tarafa en önemli şey kişinin kendini nasıl ifade ettiğidir. Biz şirketlerin kendilerini ifade etmeleri için çalışıyoruz dolayısıyla bir iş/staj başvurusunda bulunan kişi kendisini doğru ifade ediyorsa, sahip olduğu nitelikleri kısa bir özgeçmiş dosyasına doğru şekilde yerleştirebiliyorsa birinci adımı geçiyor. Maile başlarken doğru hitap şeklini kullanmak ve bunun iç dengeye göre saygı kriterlerinde olması çok önemli. İlk cümleden itibaren ne olduğunuz ve ne istediğinizi anlatmanız önem taşıyor.

Özgeçmişte eksik bilgi olması durumunda bizim de yapabileceğimiz bir şey kalmıyor. Bana gelen özgeçmişlerde eğitim durumunu, çalıştığı ya da staj yaptığı iş yerlerini ve bu iş yerlerinde sorumlu olduğu şeyleri, hangi tarihlerde yaptığını güncel bir şekilde görmek isterim. Yaptığı işte kazandığı tecrübeleri bir cümle bile olsa anlatarak özgeçmişi okuyan kişinin fikir sahibi olması gerekir. Çalıştığı yerde gerçekten kendini geliştirecek ve iş yerine değer katacak bir çalışma gerçekleştirdi mi bilmek ve görmek isterim. Sahip olduğu sertifikalar, yabancı dil ve bilgisayar bilgisi gibi temel şeyler özgeçmişte varsa ve en azıdan ön yazı da düzgün ise o mail açılır ve bakılır. Bundan sonrası o dönemki ihtiyaca kalır.

Röportajı Hazırlayanlar; Aleyna Uluer, Esra Çolak, Funda Yakupoğlu